數位禮儀

《數位禮儀：AI時代的專業溝通》 科技讓溝通更快速，禮儀讓連結更有溫度；每一次按下傳送鍵，都代表你的態度與專業。 讓科技提升效率，讓尊重保有溫度，讓責任引導我們走向更美好的數位未來

問題討論

• 晚上或假日時，可以隨時傳送工作訊息給同事嗎？

• 收到重要訊息後，即使無法立刻處理，應該如何回應？

• 工作訊息只傳「在嗎？」會造成什麼困擾？

• 在正式郵件中大量使用貼圖或表情符號，是否合適？

• 未經同意，可以把別人的照片或對話截圖傳到群組嗎？

• 轉傳新聞或健康資訊之前，為什麼需要先查證？

• 線上會議時，可以關閉鏡頭後做其他事情嗎？

• 在社群媒體抱怨主管、同事或公司，可能產生哪些後果？

• 使用AI完成報告後，是否需要檢查內容並註明使用情形？

• AI產生的答案一定正確嗎？使用者要負什麼責任？

• 把客戶資料輸入公開的AI工具，可能有哪些風險？

• 網路上的匿名身分，是否代表可以不為自己的言論負責？

定義與具體表現

什麼是數位禮儀？

數位禮儀是人們使用電子郵件、通訊軟體、社群平台、線上會議及AI工具時，為了尊重他人、有效溝通、保障隱私並承擔資訊責任，而遵守的行為原則。

它不是限制科技的使用，而是幫助我們以更成熟、安全且有溫度的方式使用科技。

數位禮儀的具體表現：

• 選對管道：依事情的正式程度與急迫性，選擇郵件、電話或通訊軟體。

• 主旨清楚：電子郵件主旨應簡潔明確，讓收件者迅速掌握重點。

• 內容完整：說明目的、背景、期限及需要對方協助的事項。

• 語氣尊重：避免命令、諷刺、全大寫或容易引起誤解的文字。

• 時間合宜：非緊急事件，避免深夜、清晨及休假時間傳送工作訊息。

• 適時回覆：無法立即處理時，可先告知已收到及預計回覆時間。

• 慎用群組：不要傳送無關訊息、重複貼文或頻繁標註所有成員。

• 保護隱私：未經同意，不公開照片、電話、地址、對話與個人資料。

• 轉傳查證：確認來源與真實性，不散播謠言或誤導資訊。

• 會議專注：準時上線，測試設備，未發言時關閉麥克風並專心參與。

• 社群有界線：不公開批評同事、洩漏公司資訊或發布不當內容。

• 尊重著作權：引用文章、圖片或影音時，應標明來源並遵守使用規範。

• 善用AI：把AI當作協助工具，不直接照抄，也不代替自己的判斷。

• 人工查核：使用AI生成內容後，應確認正確性、偏誤與適用性。

• 保護機密：不將學生、個案、客戶或公司的敏感資料輸入公開AI工具。

• 為內容負責：無論由自己或AI產生，傳送與發布者都必須承擔責任。

可加入簡單好記的「數位禮儀六字訣」：

清——內容清楚完整
尊——語氣尊重友善
時——選擇合宜時間
查——轉傳之前查證
護——保護隱私機密
責——為數位行為負責

學習數位禮儀的重要性

良好的數位禮儀可以：

• 提升溝通效率，減少文字誤解

• 尊重他人的時間與生活界線

• 建立可靠、成熟的專業形象

• 維護個人、同事及客戶的隱私

• 避免謠言、網路霸凌與資訊傷害

• 保護公司機密與資訊安全

• 降低錯誤使用AI所造成的風險

• 培養查證、判斷與負責的能力

• 建立值得信任的數位足跡

• 讓科技真正成為工作與人際關係的助力

數位世界看似沒有距離，但每一次留言、轉傳與按鍵，都可能留下長久的影響。

Helen小叮嚀

數位溝通雖然隔著螢幕，螢幕的另一端仍是一個有感受的人。傳送訊息前，請多看一次內容、多想一下語氣，也尊重對方回覆的時間。一句清楚的說明、一份適當的等待，都能讓科技溝通保有溫度。

AI可以幫助我們提高效率，卻不能代替良知、判斷與責任。請不要輸入敏感資料，不要未經查證就採用答案，也不要把AI成果冒充為完全由自己完成。真正的數位素養，不只是會使用工具，更懂得安全、誠實而負責地使用它。