Dreamer 夢想家
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一天10分鐘「寫筆記」,3週後讓你脫胎換骨

2/11/2016

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​撰文 / 競爭力直升機
透過「寫筆記」,將憂慮化做文字後,擾亂注意力的不明原因幾乎都會消失。只要能將憂慮化為文字,人就不會將浮現腦海的事情放著不管,而能夠當場以言語描述出來。
作者︰赤羽雄二 
 
「寫筆記」能提升溝通力

每天花10分鐘左右「寫筆記」,持續實行3週後,你就會彷彿變了一個人似的,大腦開始運作、工作速度大幅提升。人變得更有自信,於是產生良性循環。

平常就創意源源不絕,還能有系統地自行整理這些創意並深入探索,直到讓自己滿意為止。對於不了解的事,該調查些什麼?該請教誰?該怎麼找到可以請教的人? … 等等,你都將一一解決、順利進行,工作也會大大加速。

原本很多人在工作時會因迷惑猶豫而無法做出判斷、不知道上司希望自己做些什麼,或是被莫名的焦慮不安卡住而動彈不得…等等,這些現象都會大幅減少。不知上司希望自己做什麼的狀況多半不是自己的問題,很多都是因為「上司本身不知道自己希望部屬做些什麼」、「上司覺得要交代事情細節實在很麻煩」或者「上司本人也沒仔細想過細節」等造成的。雖有大略概念,但對於具體上該做什麼、不該做什麼等,絕大多數的上司都不清楚,也沒認真想過。而且還不肯承認自己就是這樣。

當然,也有一些上司是很清楚自己希望部屬做什麼的。只不過這種上司一開始就很能幹、事情做得很好,因此,往往無法理解一般人的感受。他不懂工作時為何會迷惑、猶疑不定。雖然知道他沒有惡意,但面對這種上司,一想到要是問題問得不好,便可能讓他覺得「這傢伙還真是什麼都不懂耶」,於是就變得很難開口。

正是這種上司,特別不會注意到別人是這樣看自己的,往往會露出不耐煩的表情,而就算是忍住沒把不耐煩寫在臉上,全身還是散發著「給我快點做!」的光芒。

​透過「寫筆記」,將憂慮化做文字後,擾亂注意力的不明原因幾乎都會消失。只要能將憂慮化為文字,人就不會將浮現腦海的事情放著不管,而能夠當場以言語描述出來。
即使勉強去問他、向他確認事情,畏畏縮縮的樣子還會讓他印象不佳。這樣也很可怕,所以再問一次這件事本身並不容易。

然而,只要持續寫個幾週的筆記,你就會比以前更清楚上司希望你做些什麼。就算遇到不清楚的狀況,也能夠不同於以往地勇敢發問。由於能夠明確分辨自己的理解狀況到底是自己的責任,還是上司的解釋不足所造成的,所以就不會顯得畏畏縮縮。一旦把自己要問的問題整理得清清楚楚,上司甚至會被你說服而覺得「對!就是這樣」,與上司的溝通變得非常有效率,上司對你的信賴漸增,工作起來就會更順利輕鬆而且越來越快。

透過「寫筆記」來消除焦慮不安與憂鬱

持續實行「筆記訓練」,每天寫10張,在短短幾週內,焦慮不安的情緒就會明顯減少。每當腦海中浮現令人煩惱的事,就毫不保留地全都寫成筆記。不管你擔心的是什麼、覺得哪裡不妥,只要想到就寫,反覆地寫。例如,針對以下這些標題去寫:

◎為什麼課長(上司)不把新專案交給我?
◎為什麼課長總是只對我很嚴厲?
◎跟課長解釋了好幾次都說不通,該怎麼和部長說呢?
◎如何能把下一次的簡報做好?
◎該怎麼跟男朋友(女朋友)道歉?
◎男朋友(女朋友)已經連續3天沒寄電子郵件給我了,是在生氣嗎?

每次覺得煩就用力寫出來,漸漸地,你便能看出自己在意的是什麼、到底在憂慮什麼、為什麼覺得不高興…等等。

一般人通常不會把這類自己在意的事、覺得不爽的事寫出來。不是覺得不可以寫負面的東西,就是覺得寫了事情也不會改變所以不想寫。甚至可能有人會覺得,這些都是不願想起的事,所以寫出來這件事本身就很令人抗拒,根本不想要再深入探討。
透過「寫筆記」,將憂慮化做文字後,擾亂注意力的不明原因幾乎都會消失。只要能將憂慮化為文字,人就不會將浮現腦海的事情放著不管,而能夠當場以言語描述出來。
不過,在《零秒思考力》一書中,我建議大家反而要勇於將這些東西都寫出來。在1分鐘內寫完標題、日期,以及4~6行各20~30字左右的內容,並且每天寫10張以上。由於這和發牢騷不同,是會呈現在眼前的,因此,你將清楚看見自己現在在意什麼、為何忐忑不安等。也會了解到自己為什麼會有那樣的情緒。

忐忑不安的心情有很大一部分是來自於不清楚是哪個部分不妥?情況有多糟?狀況變得怎樣了?因此引發過度焦慮。而寫成筆記可降低模糊度,讓你以更接近平常心的狀態來釐清問題。一旦釐清問題,除了有時可能會「啊,這樣做就行了」自然而然地看出解決辦法之外,也經常會有像「本來心情很差很焦慮,但試著全部寫出來後,感覺就舒暢一點了。漸漸開始覺得總會有辦法解決的。」這樣整理心情、使人冷靜的效果。

如此一來,焦慮不安與憂鬱的情緒會大幅減少,你便能專注於工作。當然,工作速度也就會大大提升。

透過「寫筆記」來讓自己變聰明

透過「寫筆記」,將憂慮化做文字後,擾亂注意力的不明原因幾乎都會消失。只要能將憂慮化為文字,人就不會將浮現腦海的事情放著不管,而能夠當場以言語描述出來。討厭什麼?想要怎麼處理這些討厭的事?可以做些什麼?哪些事想要暫且擱置?實際上該怎麼做?…等等,都能夠相當暢快且無顧忌地表達出來。

一旦具備這樣的能力,就能將以前想到、之後卻又記不得的事情在想到的當下寫下,整理清楚,並加以深入思考。即使是對思考沒自信的人,只要多多整理筆記、習慣寫筆記,也會開始對自己的思考能力產生驚人的自信。
做什麼都變得游刃有餘。釐清思緒並思考這件事本身,就是在辨別事情的輕重緩急,因此,良性循環會由此而生。你將能自然而然地從最重要且最緊急的事情開始著手。

若能持之以恆地繼續實行這種筆記訓練,你將會達到可瞬間判斷的程度。
思緒變得清晰,平常對於自己的工作都能漸漸看得出哪些事物重要?該掌握哪個關鍵點?可能會發生什麼樣的問題?在那個情況下該怎麼做?等等。這就是判斷的軸心。

一旦有了判斷的軸心,不論發生什麼事,你都不會慌亂、不會大驚小怪,不管是該立刻調查些什麼還是該確認些什麼,你都能以最快速度採取行動。你很快就能收集到必要資訊,接著,幾乎瞬間就知道該怎麼做。而在此期間也還會有新資訊湧入,不過,由於你已充分掌握事情全貌,故可毫不遲疑地做出判斷。其速度約是一般人的數倍,甚至數十倍。

持續進行「筆記訓練」,你就會像這樣變得聰明,能夠自然而然地採取所謂聰明人會採取的行動。
 
(本文選自全書,周政池整理)
 
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    Helen Peng
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